PROTOKOLU

 

PROTOKOLU

1.      SENTIDU

Ho sentidu ne’ebe luan nudar protokolu mak: buat hotu ne’ebe regula implementa atividade ruma ne’ebe diak iha official/oficio nomos sociedade.

2.      DIFINISAUN

Difinisaun protokolu mak: regulamentu no sinkronizasaun komunikasaun metodu hadia fila fali salah sira.

Difinisaun komunikasaun protokolu maka: sistema regulamentu ne’ebe posibilidade entidade rua ba leten sistema komunikasaun atu habelar informasaun liu husi variasaun kuantidade fisiku.

3.      HISTORIA

Lia fuan protokolu mai husi lian Ingles katak: protocol, i lian Perancis katak: protocole, lian latin Katak protocoll(um) nomos lian Yunani katak: protocollon.

Konteudu protokolu mak: pajina primeiru ne’ebe hatur iha monografia ou naskah. Ho tempu avansadu agora,  ho kontiudu ne’ebe dezemvolvidu luan tebes, laos deit ba pajina primeiru deit husi monografia ou naskah.

 

4.      POSISAUN PROTOKOLU

Iha nasaun  republika Timor Leste protokolu iha oin rua, mak hanesan tuir mai ne’e :

(1)   Protokolu ne’ebe relasaun iha rai liur, mak : protokolu diplomatiku

(2)   Protokolu ne’ebe iha rai laran, mak : protokolu oficial

 

5.      PEDOMAN PROTOKOLU

Pedoman protokolu mak hanesan tuir mai ne’e:

(1)   Atetudi ne’ebe Courtesy

(2)   Presiza atensaun makas iha aspeitu hotu-hotu (Correct)

(3)   Fiar a’an (Self confident )

Kada protokolu tenki ser hatene mos:

(a)    Lalaok zeitu/maneira protokolu nian

(b)   Lalaok respeitu malu ( lider estadu no nasaun)Tata karma

(c)    Regra no prinsipiu jeral

6.      AREA PROTOKOLU

(a)    Fo respeitu no karakteristiku hasoru lider governo, lider estadu no lia nain importante balun iha ceremonia ruma, maka hanesan tuir mai ne’e:

(1)   Direitu iha lalaok fatin ita temi mak : preseance/order of preseance maka: lalaok etapa tui-tuir  ho posisaun, kargu ou divisa.

(2)   Direitu iha ceremonia ita temi rotasaun (rotation) . pesoal ne’ebe  posisaun a’as , nia presenza no simu ikus liuiha ceremonia ruma ne’ebe ho karakter ceremonial

(3)   Direitu ho karakter balun mak treatment maka: tau matan, kuidadu, siguransa no faselidade  ne’ebe naton, mak bele implementasaun knar nia posisaun diak liu, tantu lahamosu karakteristiku ho riku.

(b)   Respeitu no hahalok/karakter hasoru imblema nasaun RDTL.

(c)    Maneja fo respeitu hasoru lider sira uza ho bandera no inu nasional nasaun.

(d)   Maneja temi hasoru visitante ne’ebe karakter  visitante nasaun (state visit) ou  visitante oficial (official visit).

(e)    Maneja protokolu ba lider representante nasaun liur/estramjeru  iha timor leste presiza tuir ho kustumi internacional.  

(f)    Fo respeitu hasoru  ba fe’en /fe’en husi lider nasaun, ou estadu no lian na’in importante balun no mos ex-titular

(g)    Halao

a.       Tau atensaun ba siguransa, ho halao knar posisaun

b.      Fo suporta kondisaun ne’ebe diak no labele resin liu, bele implementa nia dever ne’ebe diak.

(h)   Maneja  

Maneja ceremonia dada no hatun bandeira iha ceremonia nasaun ou oficial halao tuir lalaok protokolu maka hanesan: lalaok ceremonia, lalaok fo respeitu no lalaok uniforme ceremonia nia.

v  Maneja visitante

(1)   Visitante konvidadus nasaun ho prinsipiu  hateten katak ho sentiment respeitu atu fo mensajen ne’ebe profundu ba konvidadus nasaun no estadu.

(2)   Dirijente representante nasaun estranjeru iha RDTL, presiza tuir ho kustumi internacional.

(3)   Visitante lider sira RDTL ba nasaun seluk presiza halao ho efetivu no efikas.

 

7.      CRITERIA SAI PROTOKOLU

1)      Iha konesimentu ho hanoin luan principal liu iha relasaun entre humanu.

2)      Iha mentalidade ne’ebe forte.

3)      Domina situasaun

4)      Bele foti desisaun ho lais

5)      Komprende liu ema nia sentimentu

6)      Simplisadu i haraik-an no respeitu ema

7)      Hatene lori-an no sempre kuidadu-an

8)      Hatudu hatais ne’ebe interesante teb-tebes

9)      Hatene uza uniforme tuir ho iklima

10)  Ho lian ne’ebe diak no kapas

11)  Iha konesimentu konaba lalaok esporsu jestaun

12)  Domina liafuan foun husi lian official no lian estranjeru sira

 

8.      ATIVIDADE PROTOKOLU

Buat ne’ebe regula atividade protokolu mak: lider protokolu iha direitu implementasaun atividade protokolu no pesoal ne’ebe iha dever no funsaun ne’ebe nakait ho Protokolu.

Atividade protokolu ne’e oi-oin:

A)    Atividade publiku/nasaun

v  Ceremonia tomadepose no termu entrega kargu

v  Ceremonia asinatura documentus servisu hamutuk

v  Ceremonia juramentu funcionariu

v  Ceremonia inagurasaun /abertura aula foun

v  Inagurasaun abertura seminariu.

B)     Atividade universidade

v  Ceremonia widusiun

v  Ceremonia graduasaun

v  Ceremonia promosaun Doutor /Doutor Honoris Causa

 

Atividade nudar ema protokolu mak hanesan tuir mai ne’e:

(1)   Etapa Lalaok Sala/Aula

Lalaok sala/aula maka: regulamentu aula ou fatin ne’ebe utilize nudar fatin atividade. Sala/aula tenki preparadu tuir ho regra sira, defende husi modelu atividade; mak hanesan tuir mai ne’e:

a.       Hardware mak: sasan ne’ebe ita uza, mak hanesan: kadeira/sofa, sound system/public address, dekorasaun nsst.

b.      Software mak : personalia ou pesoal/ema ne’ebe inkklui iha implementa atividade ruma, hanesan: pesoal ne’ebe simu convidadus, pesoal ne’ebe nudar MC, pesoal ne’ebe nudar siguranca, nsst.

ü  Knar husi MC mak:

(A)  Nudar MC ceremonia, nia sei implementa responsabel MC nian mak:

(1)   Hahalok no espertu no ho disiplina ne’ebe a’as

(2)   Volume lian ne’ebe furak no diak

(3)   Abilidade domina lingua ne’ebe diak, lingua ofecial nomos lingua estranjeru

(4)   Bele domina situasaun no bele foti desisaun

(B)  MC tenki hatudu ho lais

(C)  Tenki hatene tau a’an

(D)  Domina posisaun fatin hamrik

(E)   Hatene maneja volume lian

(F)   MC labele refete fila fali pidato ema nia pidato

(G)  Bele domina ema barak

Tau atensaun mos ba:

a)   Sala/aula tenki tuir ho nesecidade (total kadeira no meja)

b)   Kuadru avisu guia ne’ebe presiza

c)   Lalaok lian pass i furak, tuir ho lalaok aula no fatin

d)   Lalaok lampu ne’ebe pas ba nesecidade

(2)   Etapa Lalaok Ceremonia

Lalaok ceremonia mak: lalaok tuir etapa atividade , i oinsa ceremonia ruma tenki ho modelu atividade. Tenki tau atensaun mos buat hirak tuir mai ne’e:

(a)    Modelu atividade

(b)   Linguase ne’ebe uza hodi akompanha

(c)    Lisaun atividade

Iha lalaok ceremonia, kuandu planeia atividade ceremonia ruma atu lao los tenki presiza involve personal mak hanesan “state manajer” nia dever nudar sai hanesan relasaun ba MC no parte halao ceremonia.

(3)   Etapa Lalaok Fatin (presence)

Liafuan presence mai husi lian Francis ou lian Ingles precende ne’ebe ho sentidu katak etapa tui-tuir. Atu hateten hene katak: etapa tui-tuir  ho base prioridade, atu semak primeiru. Presence mak regulamentu ou regra ne’ebe validu ba iha lalaok tur ba lider ne’ebe bazeia ba posisaun /kargu/divisa no nia tutela ba husi lider nasaun ou estadu ne’ebe nakait ba.  Posisaun administrasaun/structural no posisaun social.

Parte sira ne’ebe iha direitu fo prioridade iha preseance:

1)      Very important person (VIP), parte ne’ebe tenki fo prioridade tamba posisaun / kargo/divisa ou posisaun ne’ebe asumi ba.

2)      Very important citizen (VIC) parte ne’ebe tenki fo prioridade tamba derejatnya,  ezemplu: bangsawan no sel-seluk tan.

Pedoman presence

1)      Regra fundamentu preseance

a)      Ema ne’ebe ita senti ou hanoin fo prioridade ou a’as liu, nia fatin mak iha oin liu.

b)      Kuandu ema sira iha posisaun tur ou hamrik lina, ida ne’ebe infortante liu mak ida ne’ebe iha parte los.

2)      Regra jeral etapa lala’ok fatin

a)      Kuandu tur ne’e hasoru meja, ida ne’ebe ita hanoin fatin primeiru mak odamatan sai. Ida ne’ebe tur besik odamatan nia mak sai ikus liu.

b)      Iha regulamentu fatin tuir lina mak kuandu hamrik hanesan iha lina ida deit, maka fatin parte liman los iha liur ou fatin ne’ebe iha klaran liu maka ida ne’ebe primeiru defende ba situasaun.

3)      Regra fatin tur

Etapa fatin tur ho maneza tuir regra ne’ebe mai ne’e:

a)      Ida ne’ebe prioridade liu mak fatin tur ne’ebe a’as liu.

b)      Tuir mai ne’e maneza tuir etapa posisaun fatin iha parte los no karuk etapa numeru datolu.

4)      Regra tama transporte

Lala’ok tama transporte, ba comvidadus representa nasun presiza tau atensaun no atende ketak ho planu tasak (planu didiak). Modelu transporte mos impluensia regulamentu ne’e. knar motorista mos tenki hatene konaba protokolu, inklui mos ninia hatais.

 

Maneira oinsa atu tama ba transporte no tun husi transporte maka hanesan tuir mai ne’e:

a)      Aviaun: ema ne’ebe primeiru sei tama aviaun ikus liu, maibe kuandu tun husi aviaun, ema ne’ebe prioridade liu mak sei tun uluk.

b)      Roh: ema ne’ebe prioridade, nia mak sei sae uluk no sei tun uluk.

c)      Transporte kareta : ema ne’ebe prioridade liu wahin hira tempu sae no tun nia mak uluk ba sira seluk.

d)      Posisaun transporte bele para iha  parte karuk, signifika diresaun transporte sei hatudu ba, para iha parte karuk husi ita.

e)      Ida ne’ebe prioridade liu tur iha fatin tur parte los, depois seluk ne’e iha parte karuk.

f)       Bainhira sei to’o iha fatin tun determinadu presiza transporte para iha parte los, fasil ida ne’ebe prioridade liu bele tun uluk.

g)      Maibe pasajeru kareta nain tolu tur iha kotuk, ema ne’ebe prioridade liu iha parte los, ema darua tur iha parte karuk no ema datolu tur iha klaran.

h)      Kuandu kareta posibilidade fatin tur liu nain lima (5) ou ne’en (6) maka ida ne’ebe klaran liu prense husai pesoal ne’ebe kargu/divisa ou posisaun kiik liu nian, lider ou pesoal ne’ebe a’as liu (kargu/divisa/posisaun) iha parte los no karuk.

(4)   Etapa Lalaok Uniforme

Etapa lalaok uniforme mak: roupa ne’ebe tenki nakait ou relevante liu ba atividade protokoler refere, tantu ba lider comvidadus nomos halao atividade.

Uniforme tenki deside ou aponta iha karta konvite ne’ebe haruka mezmu formal ou informal.

 

Modelu uniforme ne’ebe presiza hatene:

1)      Roupa funsionario desportu

2)      Roupa funsionario lor-loron

3)      Roua funsionario ba base

4)      Roupa funsionario kompletu

5)      Roupa funsionario serimonia I,II,III,ba parte militar.

6)      Roupa lider (ba lider importante)

7)      Roupa nasional / roupa organizasaun

8)      Toga (ba universidade / institutu)

Buat ne’ebe ita presisa tau atensaun regulamentu komvite ne’ebe sei haruka kona ba atividade ruma, maka:

1)      Lista naran konvidadus ida ne’ebe konvida presiza pronto ona tuir ho modelu nesecidade atividade

2)      Total konvite halo tuir ho kapasidade fatin.

3)      Modelu konvite bele halo los tuir regra karta nian ba kada modelu atividade, tantu formatu, kontiudu nsst.

4)      Hakerek ema nia naran, divisa, kargu no estrada (Rua) ne’ebe konvida bele hakerek lo-los, klaru i mos tuir regra karta konvite nian.

5)      Ho relasaun konvite presiza esplika konvidadus disfonivel membru familia hanesan fen/laen bele ka lae.

6)      Aponta kodigu konvite iha kapa konvite atu fasil hatur fatin tur.

7)      Aponta regra kona ba uniforme ne’ebe bele uza

8)      Determina tempu simu konvidadus

9)      Nota ou kodigu iha konvite fo hatene disfonivel partisipa ka ou lae. Nota ou kodigu mak: (RSVP significa katak: Respondez S’il Vouz Plaiz)

10)  Konvite haruka ho tempu relativu la presiza kleur ho tempu implementa atividade (haruka ona molok semana ida).

(5)   Etapa Lala’ok maneja atividade protokolu

Ho maneja atividade protokolu tenki iha:

1.      Hahalok respeitu oinsa simu comvidadus.

2.      Aplikasaun regra sira mak: determina regra konaba lei sira  ne’ebe protokolu nian tenki vale ho situasaun no kondisaun.

 

6.      FUNSAUN PROTOKOLER

Funsaun protokoler involve diside susesu atividade ne’ebe halao organisazaun / instituisaun. Iha parte seluk, protokolu mos hanesan parte ne’ebe nakait / lases husi atividade instituisaun / organizasaun. Funsaun protokoler involve mos deside susesu atividade ne’ebe hala’o husi organizasaun/institutu.

Funsaun protokolu kobre ba funsan ne’en (6) mak tuir mai ne’e:

(A)  Funsaun planu

Beneficio husi funsaun ne’e mak: atividade hotu bele hatudu ba objetivu refere, menurut tata urutan yang tepat sehingga sei atinji susesu. Funsaun ne’e mos bele se’es  husi akontese gastus hirak mak hanesan tuir mai ne’e: gastu tempu, forsa no orsamentu.

(B)  Funsaun organiza / lidera

Funsaun ne’e mos: fahe dever tuir sub parte ida-ida. Benefisio husi funsaun ne’e mak:

a.       Kada pesoal protocol tenki hatene nia knar

b.      Atividade saida deit, pesoal protocol sira koordena malu, ho asaun beneficio ida deit.

c.       Pesoal protocol ho sasan ne’ebe iha bele uza ba nesesidade no atinji benefisiu ne’ebe optimal.

(C)  Funsaun pengerakan/implementa

Aktividade ne’e mos atu: bele atinji ne’ebe los tuir ho funsaun planu, organiza ne’ebe halao ona husi lider.

Benefisio husi atividade ne’e importante liu, tanba prinsipiu hatur atensaun ba sira nebe nakait. Maka ema bele iha fiar-an ho nia servisu.

(D)  Funsaun kontrolu

Atividade kontrolu mak: diside atividade ruma nebe hala’o, fo valor no diside lalaok hadia, implementasaun atividade ruma ou servisu bele lao tuir planu uluk / primeiru, depois funsaun planu, organiza no implenta lao ho diak, maka funsaun ne’e sei sente menus esporsu, maibe iha implementa sei hetan desvantazen iha implementasaun funsaun sira dahuluk, maka presiza hadia.

(E)  Funsaun koordena

Atividade iha funsaun ne’e mak: pesoal protokolu halo tuir hanesan kualidade, kuantidade, tempu tantu personalia maka hetan benefisiu asaun hanesan no los ba objetu no tuir ho objetivu. Benefisiu husi funsaun ne’e mak bele hases-an husi gastus ho modelu saida deit. Responsabilidade nebe fo mos bele hala’o diak.

(F)   Funsaun diside desisaun

Atividade ne’e mak: hili asaun ida entre alternativu ho zeitu kondisaun iha halao atividade ruma.

 

Implementasaun seminariu

Etapa implementasaun seminariu:

1.      Etapa orientasi

2.      Etapa preparasaun

3.      Etapa implementasaun

4.      Etapa ikus / taka

 

A.     Etapa orientasaun, ita presisa tetu maka;

1)      Lia kotuk implementa atividade ruma

2)      Motivu implementa atividade ruma

3)      Benefisiu ne’ebe sei hetan husi implementa atividade ruma

4)      Buat sira  ne’ebe sei akontese kuandu atividade ruma implementa

B.     Etapa implementasaun

1.      Forma panitia, liu husi forma formatur atau musyawarah direitamente.

2.      Reuniaun panitia, presiza hatene konaba preparasaun sira aplika atividade depois atividade refere bele lao los tuir ho mehi’i.

3.      Orsamentu : halo lista kontrola orsamentu ne’ebe iha informasaun prediksaun gastu ne’ebe sei sai.

C.     Etapa implementasaun

Serteza uza sala/aula ne’ebe sei uza, atensaun ba kapasidade fasilidade sira no hatur stratejia hare husi predikasaun husi konvidadus, transporte publiku no mos maneja sala/aula.

 

D.     Etapa ikus liu / taka

Modelu atividade etapa ikus liu mak: reuniaun  responsabiliza ho seksaun hotu-hotu tuir parte dever ne’ebe nia hala’o bai-bain halao husi lider a’as iha strutura.

MC (Media Comunication):

1.      MC nudar parte ida husi atividade protokolu nian

2.      MC it abele dehan ho announcer, toast master (dirije ceremonia ba pesta sira), Master of Ceremony (dirije ceremonia ne’ebe karakteristiku seremonial) maka: ceremonia nasaun no estadu nian, nsst.

Buat  balun ne’ebe ita presisa tau atensaun:

1.      Uza uniforme ne’ebe diak

2.      Lian nia ton ne’ebe diak

3.      Gramatika lingua ne’ebe diak

4.      Ho hahalok ne’ebe diak

5.      Maneira fo deside desizaun husi serimonia ida ba serimonia seluk

6.      Maneira taka serimonia ne’ebe diak.

 

7.      TIPU PROTOKOLU

a.       Protokolu social

b.      Protokolu ofecial

c.       Protokolu internacional

d.      Protokolu empresarial

e.       Protokolu  diplomatiku

f.       Protokolu academiku

g.       Protokolu mediku

h.      Protokolu juriduku